Hace 2 años atrás, luego de sobrevivir a la pandemia del COVID-19, empezamos a crecer como empresa y notamos que el crecimiento venia acompañado de una carga de trabajo significativa por tener muchos procesos manuales en nuestra actividad contable, dentro de estos procesos se encontraba la revisión de los buzones de #SUNAT de nuestros clientes (algo sencillo, pero super importante para toda empresa).
Muchos dirán, “pero John revisar un buzón de SUNAT no es complicado toma minutos revisarlo”, es cierto revisar un solo #buzón de SUNAT no toma más de 5 minutos al día, bueno, ahora unos minutos más porque Sunat se para colgando, pero ¿Qué ocurre cuando tu cartera de clientes empieza a crecer y ya no hablamos de 1 o 10 empresas sino de 30 empresas a más?
¡Exacto! Empiezas a perder la seguridad que todos los buzones de Sunat se encuentren revisados por tu equipo y sobre todo que hayan sido atendidos a tiempo.
Y nos pasó, en el año 2021 cuando nos recuperábamos de pandemia, recibimos 2 esquelas de citación el mismo día y por una confusión solo atendimos una y como andábamos saturados de trabajo no volvimos a revisar y lo peor de todo no llegamos atender a tiempo la segunda notificación.
Como responsables de la cuenta, respondimos con el pago de la infracción por ser nuestra responsabilidad, y debo reconocer que si nos afectó la caja y la sufrimos varios meses.
“Quién no aprende de los errores del pasado, está condenado a repetirlos”
Ante este problema, sabíamos que teníamos que buscar una solución porque si queríamos dar un buen servicio a nuestros clientes y crecer en un mercado muy competitivo, este error no podía repetirse.
Y es allí cuando vimos que la solución es #automatizar nuestros procesos contables con tecnología y es así como en el año 2022 empezamos a construir la primera versión de MAU Comunica, inicialmente era un Bot muy básico que se ejecutaba en nuestro pequeño servidor y nos informaba al final del día que nueva notificación llegó, era un correo simple adjuntando un archivo de excel con la lista de notificaciones del día.
Fueron muchos meses de pruebas, errores y mejoras hasta que MAU comunica aprendió a identificar los tipos de notificaciones y sobre todo descargar los pdf, para que el aviso no sea solo un mensaje de “llegó una notificación a tu buzón” como lo hace SUNAT, sino que nos mostrará un pequeño contenido de la constancia o notificación, así poder actuar rápido en la atención y evitar infracciones.
Continuará………..